플로우(FLOW), 작업흐름을 잡는 혁신적 협업툴을 만나보자

모바일 시대가 되면서 뚜렷하게 좋아진 점은 무선네트워크를 이용해 언제 어디서든 데이터를 이용할 수 있다는 점이다. 스마트폰이나 태블릿, 노트북 등이 우리를 시간과 공간의 제약에서 벗어나게 해주었고 생활을 혁신적으로 바꾸고 있다.

그렇지만 아쉽게도 아직 우리가 직장이나 학교 등에서 이용하는 시스템은 그만큼 발전하지 못했다. 유선네트워크와 데스크톱 PC를 이용하던 시대에 멈춰 있는 회사 업무시스템이나 카카오톡 같은 메신저만 간단히 쓰는 정도에 머무르는 정도로는 새로운 시대에 걸맞는 협업을 해내기가 어렵다.

이런 때 이용할 수 있는 것이 협업툴이다. 여러 명이 한가지 일을 해내기 위해 효율적으로 업무관리를 하고 모바일기기과 무선 네트워크의 장점을 충분히 살릴 수 있는 도구다. 협업툴을 이용하면 업무생산성을 최대로 높일 수 있기에 관리자의 고충을 덜고 직원 개인의 불필요한 업무량도 줄일 수 있다. 이런 협업툴 가운데 가장 진보한 협업툴로 알려진 '플로우(FLOW)'를 직접 써보면서 자세히 알아보았다.

설치 - 어떤 플랫폼에서든 쉬운 설치

플로우를 이용하기 위해서는 플로우 공식 홈페이지(https://flow.team)로 들어가면 된다. 사이트는 미려하면서도 기능적으로 메뉴가 잘 배치되어 필요한 기능을 찾기 쉽다. 시작해서 1개월 동안 무료로 써볼 수 있으므로 부담이 적다. 

플로우의 주요 특징은 5가지다. 이메일보다 날짜별 관리인 히스토리가 편한 '타임라인', 범용 메신저보다 사생활 보호에 유리한 '채팅', 웹하드보다 편리한 '파일공유', 캘린더앱보다 빠른 '일정공유', 업무내용을 명확하게 알 수 있는 '업무처리' 기능이다. 

이 다섯가지는 작은 직장이라면 서로 다른 회사에서 나온 범용 앱이나 클라우드 서비스를 이용해왔을 것이다. 따라서 통합되지 못해 관리가 어렵고, 파일복사나 변환, 중간전달 같은 불편한 과정을 감내해야했다. 플로우는 이런 기능을 하나로 통합해 효율성을 획기적으로 높였다.

간단한 과정을 거쳐 가입하고 나면 바로 프로젝트 기능을 위한 웹페이지가 나타난다. 다수 사용자가 쓰는 윈도는 물론이고 필자가 쓰고 있는 맥OS에서도 매끄럽게 실행되기 때문에 호환성은 걱정할 필요가 없다.

또한 PC버전 설치를 통해 맥용 앱을 따로 내려받아 설치할 수도 있다. 맥용 앱버전을 설치하게 되면 더욱 깔끔해진 앱버전 화면 속에서 기능을 이용할 수 있다.

활용 - 직관적인 메뉴구조와 폭넓은 확장성

협업툴의 가장 큰 목적은 업무효율 향상이다. 주 52시간제가 도입되는 환경에서 더이상 긴 업무시간은 미덕이 아니다. 제한된 시간에 업무를 최대한 효율적으로 처리하는 것에 기업들의 관심이 집중되고 있다. 이런 가운데 실제 업무에서 비생산적 업무방식을 개선하는 것이 플로우의 목표다. 

플로우는 어디서든 직관적으로 업무를 수행할 수 있는 스마트워크를 목표로 유용한 기능을 제공한다. 우선 위에서 설명했듯이 웹페이지를 언제 어디서든 업무에 접근할 수 있다.  또한 이동환경에서도 업무를 확인하고 처리할 수 있도록 모바일 환경도 지원한다.

필자는 안드로이드폰을 위한 구글 플레이에서 쉽게 'FLOW'란 검색어로 앱을 찾았다. 용량이 작아서 쉽게 설치하고 아이디와 패스워드만 입력하면 바로 웹페이지와 똑같은 사용성을 가지도록 모바일용으로 재편된 앱화면이 나타난다.

다양한 메뉴가 준비된 가운데 미리 준비된 샘플 프로젝트를 열어보았다. 모든 것이 매우 직관적이어서 해당 항목위에 터치하면 세팅이 가능했다. 프로젝트 화면은 깔끔하게 아이콘과 글자로 표시되었으며 채팅을 통해 바로 팀원을 불러들이는 것도 가능했다. 

프로젝트를 새로 작성해보았다. 일정을 설정하고 참여할 사용자를 초대하는 것만으로 매우 간단히 프로젝트 항목을 만들 수 있었다. 업무용이라고 생각하기 어려울 만큼 모든 설정이 쉬웠다. 

새로 프로젝트를 설정하고, 업무를 모아보거나 보관함을 따로 설정할 수도 있다. 여기에 업무를 위한 새로운 항목을 작성할 때 파일 첨부에 구글드라이브/에버노트/드랍박스 등을 포함해 기기 내부 장치까지 모두 이용할 수 있었다. 확장성이 좋아 언제 어디서든 업무공유가 가능했다.

일정을 작성할 때는 구체적인 장소와 메모 등도 첨부 가능하다. 책임자도 항목마다 설정할 수 있기에 해당 프로젝트를 두고 연락을 취할 상대도 정확히 알 수 있다. 일반 메신저앱에서는 보기 힘든 업무만을 위한 기능이 충분히 준비되어 있었다. 

작성을 마친 프로젝트에 대해서 업무를 체크하고 진행단계에 따라 피드백을 받을 수 있는 워크플로우 방식의 업무포맷으로 쭉 검토할 수 있었다. 자세한 사용법은 공식블로그인 http://blog.flow.team을 참조하면 쉽게 배울 수 있다.

평가 - 작업흐름에 최적화된 혁신적 협업툴

협업툴로서의 플로우는 업무를 위한 특화된 기능을 쉬운 사용법으로 어떤 플랫폼에서도 사용할 수 있도록 만든 점이 인상적이다. 비교적 좁은 스마트폰 화면에서도 업무를 한 눈에 파악할 수 있어 업무관리에 쓰이는 시간과 비용이 절약된다. 

또한 다양한 업무를 동시에 진행해도 프로젝트별로 잘 분류되어 놓치는 업무를 막을 수 있다.사용자에게 등록된 업무나 다른 부서와 연관된 업무도 업무 프로세스에 따라서 실시간으로 그 내용을 파악할 수 있기 때문이다.

또한 관리자를 맡게 되는 기업 대표 혹은 해당 부서장은 부서마다의 업무진행 상황을 언제 어디서든 확인할 수 있다. 모바일 기기를 이용하기 쉽기에 외근이 많은 영업직도 사내에서 이뤄지는 기획과 사무의 진행단계등을 쉽게 파악 가능하다. 또한 비효율적 업무가 진행될 때 빨리 파악하여 업무 프로세스 개선도 할 수 있다. 때문에 이미 여러 기업에서 실제로 도입해서 사용하고 있기도 하다.

특히 플로우는 그 이름답게 워크플로우(작업흐름)을 그대로 표시하는 기능이 주목할만 하다. 각종 그룹웨어와 연동하면서 협업을 진행할 때 이런 방식은 진가를 발휘하게 될 것이다. 현재 시중에는 몇 가지 협업툴이 나와있다. 그 중에서도 플로우는 쉬우면서 업무기반에 충실한 도구로서 생산성과 효율성을 동시에 잡은 혁신적 협업툴로서 주목할 가치가 있다.