올레 비즈메카, 클라우드 시대에 맞는 기업관리를 해보자(2)

2) 사내게시판과 일정관리를 통해 업무효율을 높인다

전자우편과 전자결재는 주로 1:1로 주고 받는 업무이며 처리가 순차적으로 이뤄지는 특성이 있다. 하지만 회사에서 이뤄지는 평시 업무는 일정 숫자의 부서원이 협업해야 하는 경우가 많다 또한 업무 처리 역시 동시다발적으로 여러 개의 이슈를 가지고 와서 대응해야 한다. 이럴 때 꼭 필요한 것이 사내게시판 기능이다.

비즈메카 그룹웨어의 게시판에서는 협업을 도와주는 다양한 기능이 마련되어 있다. 우선 게시판 생성 기능을 이용해서 기본 게시판을 비롯해서 부서별 게시판, 프로젝트별 게시판 등 상위/ 서브 게시판을 얼마든지 만들어낼 수 있다. 또한 이 게시판에는 사용자별로 읽기, 쓰기, 접근 등 계층별 권한을 부여할 수 있다. 보안이 중요한 그룹웨어답게 직급과 보안등급에 따른 문서관리가 가능하다.

일정관리에서는 개인일정과 회사일정, 각종 기념일과 부서별 일정 관리가 가능하다. 사원 개인의 일정을 통합적으로 회사에서 관리해서 부서별로 관리하면 회의날짜를 잡기 편하다. 또한 팀 단위로 일을 수행할 때도 부서 일정과 회사일정을 함께 체크할 수 있어서 효율적인 일정관리가 가능하다.

휴가일정을 관리하고 각 그룹 간의 일정을 확인할 수 있어 회사 내 인원의 통합적인 일정 파악과 관리가 쉽다. 

예를 들어 누군가에게 새로운 일을 맡기려고 할 때 현재 맡은 일이 어떤 것이 있으며 언제까지 끝날 예정인지를 파악할 수 있다. 또한 기념일이나 휴가예정일도 알 수 있어 일일이 당사자에게 확인해보는 수고를 하지 않을 수 있다.

주소록에서는 사용자가 등록한 외부 및 고객연락처의 정보를 볼 수 있다. 개인 주소록 외에도 부서주소록과 회사주소록으로 나뉘어 분류되는 점이 더 편리한 관리를 가능하게 해준다. 데이터 호환성도 높아서 현재 많이 쓰고 있는 마이크로소프트의  'MS 아웃룩 익스프레스'로 데이터를 따로 내보낼 수 있다.

3) 온라인 업무일지와 전자설문 기능까지 제공

업무일지는 일일, 주간, 월간으로 나눠서 작성할 수 있다. 일일 업무보고는 우리가 실제로 종이로 작성하는 것과 동일한 양식이다. 작성되어 등록한 업무일지는 바로 인쇄할 수 있도록 지원한다. 각 부서별 업무 특징에 맡게 업무일지 양식수정이 가능하다. 주간 업무보고와 월간 업무보고 역시 실제 양식을 잘 반영한다.

회사 시설과 직원의 출퇴근 역시 비즈메카 그룹웨어를 통해 수월하게 관리할 수 있다. 자원관리는 여러명이 쓰는 회의실이나 비품 등을 신청자의 일정에 따라 적절히 분배할 수 있다. 근태관리를 이용하면  출근과 퇴근, 출장, 외근 일정을 한 눈에 보면서 파악할 수 있다. 이런 기능이 한 가지에 통합되어 있다는 점에서 기업들이 비즈메카 그룹웨어를 이용하면 많은 이점을 얻을 수 있다.

 

비즈메카 그룹웨어의 온라인 기능이 가장 돋보이는 점은 전자설문 기능에 있다. 설문기간과 해당부서를 선택하고 객관식과 주관식, 다중 체크 등 다양한 기능을 넣은 설문을 작성한 뒤에 사내 설문조사를 할 수 있다. 나중에 결과값이 깔끔하게 집계되어 보이는데 잘 운용하면 사내에서 다양한 의견을 취합하는 일종의 여론조사 역할을 할 수 있을 것이다.

-> 3편에 계속

* 이 글은 가온아이의 원고료 지원을 받아 작성되었습니다