올레 비즈메카, 클라우드 시대에 맞는 기업관리를 해보자(3)

4) 모바일 앱 '클라우드 그룹웨어'를 통해 스마트오피스 실현

요즘 들어서 '스마트오피스' 란 개념이 각광받고 있다. 일을 하기 위해서는 반드시 사무실에 출근해서 지정된 장소에 앉아 지정된 기기만을 이용해야 하는 한계에서 벗어난 새로운 사무실 개념이다. 모바일 기기를 이용해서 클라우드와 웹 기반 앱에 접속하면 어디서든 장소에 관계없이 일할 수 있는 것이 스마트오피스이다.

올레 비즈메카 그룹웨어에서는 모바일 앱을 지원한다. 앱스토어를 통해 '클라우드 그룹웨어'를 내려받아 설치하면 가지고 있는 스마트폰이나 태블릿이 바로 업무관리를 위한 장치로 변신한다. 비즈메카 그룹웨어를 도입한 회사는 스마트폰, 태블릿같은 모바일 기기를 통해 실시간 소통을 하면서 업무 능률을 올릴 수 있다. 

화면이 넓고 마우스 조작을 통해 정교한 조절이 가능한 PC와 달리 모바일용은 아이콘 위주로 간략화된 인터페이스를 제공한다. 비교적 작은 화면에서 손가락을 이용한 터치로  조작할 수 있도록 만들었다. 화면 상단 좌측과 우측의 작은 아이콘을 누르면 서브메뉴가 나타난다.

제공되는 기능은 웹 버전보다 간략화되었지만 모바일 기기에서 꼭 필요한 기능이다.  SNS, 전자우편, 전자결재, 게시판, 일정관리, 주소록, 업무일지, 직원조회 공지사항 등이다. 이것만으로도 움직이면서 간단한 업무는 전부 처리할 수 있다. 복잡한 관리 업무를 제외한다면 클라우드 그룹웨어만으로도 스마트오피스를 실현하고 있는 셈이다.

전자우편을 누르면 메일수신과 간단한 메일 작성이 가능하며,  게시판 기능에서는 사내 게시판을 오가며 게시물을 볼 수 있다. 전자결재에서는 모바일을 통해 결재할 문서,  결재 진행 문서, 결재한 문서, 기안한 문서 등을 분류해서 볼 수 있다. 일정관리와 주소록 역시 웹 버전을 축소한 형태로 제공된다.

업무일지 기능에서는 비교적 작은 메뉴와 별개로 내용은 크게 표시된다. 웹과의 호환성을 고려해서 모바일 버전에서 따로 축약하지 않고 원래 화면 그대로 보여주는데 이로 인해 웹과의 연동이 더 잘된다. 또한 고해상도를 지원하는 태블릿이라면 더욱 편리하게 화면을 터치로 조작해서 편집할 수도 있다.

직원조회 기능에서는 회사 조직도를 볼 수 있고 그에 따른 부서별 사원배치 현황도 살필펴볼 수 있다. 검색하기 기능을 쓰면 직원 이름을 입력해서 바로 해당 직원의 정보를 살펴볼 수 있다. 전화번호가 주소록에서 등록되어 있는 경우 개별 음성통화도 지원한다.

사내 공지사항 등은 모바일 기기를 이용해서 언제든 접속할 수 있는 환경이 되어 있으면 더욱 실효성이 있다. 푸시 수신을 이용하면 외부에서 이동하는 중에도 공지사항이나 중요 한 결재완료 사실을 바로 알림으로 통보받을 수 있다. 환경설정 기능을 사용하면 모바일 그룹웨어 어플리케이션에 접속했을 때 처음으로 나오는 기능 화면을 자유롭게 선택할 수 있다.

5) 총평 - 모바일과 클라우드 시대에 맞는 기업관리 솔루션

어떻게 하면 회사를 보다 효율적으로 운영할 수 있는가? 하는 점은 모든 CEO와 관리자의 공통된 고민이다. 일을 더 많이 하기 위해 무조건 근무시간을 늘리는 것은 업무능률을 떨어뜨릴 뿐이다. 그렇다고 필요이상의 인원을 고용하면 인건비가 많이 들 뿐더러 중복되는 업무에 여러 직원이 매달리게 되어 오히려 능률이 떨어진다.

방법은 직원들이 꼭 필요하지 않은 일에 시간과 노력을 들이지 않도록 환경을 만들어주는 것이다. 결재서류를 들고 사무실을 이동하는 시간이나 모임을 위해 서로의 일정을 조정하기 위해 일일이 전화를 거는 시간, 업무일지를 작성하기 위해 일부러 회사로 돌아오는 시간은 본질적인 업무와는 별 상관이 없다. 이런 시간을 절약하고 보다 근본적인 업무에 집중하게 해주는 것이 바로 기업용 그룹웨어다.

비즈메카 그룹웨어는 이런 그룹웨어 가운데 도입비용이 비싼 구축형이 아닌 임대형이다. 웹기반으로 가장 쉽게 도입해서 쓸 수 있으면서 잘 짜여진 구성과 안정성을 가지고 있다. 이미 2천여 중견기업에서 6만여 명이 도입해서 쓰고 있는 실적도 있다. 따라서 그룹웨어를 처음 도입해서 써보고자 하는 중소규모 회사에게는 가장 좋은 선택이다. 해외에서 외국인과도 협업할 수 있도록 영어, 중국어, 일본어 그룹웨어 서비스까지도 제공하고 있다. 해외 지사를 가진 기업들에게도 상당히 유용한 솔루션이다. 

가온아이에서는 비즈메카 그룹웨어를 지속적으로 업데이트하며 관리하고 있다. 기업에 있어 중요한 보안성 역시 뛰어나다. 접속하는 IP를 실시간으로 체크할 수 있으며 특정 IP를 제외한 나머지 IP에서의 접속을 차단할 수 있는 기능을 가지고 있다. 인가된 사용자만 쓸 수 있게 함으로서 불온한 해킹으로부터 기업정보를 보호할 수 있다. 

바쁘게 일하는 회사는 시간이 곧 돈이다. 직원과 관리자가 보다 효율적으로 일할 수 있는 환경을 마련해준다면 중요한 시간을 낭비하지 않을 수 있다. 그 시간이 업무를 보다 충실하게 하는 데 쓰인다면 회사는 눈에 보이지 않게 돈을 버는 것이나 마찬가지다. 가온아이에서 제공하는 비즈메카 그룹웨어는  스마트한 회사를 만들기 위한 최적의 솔루션이 될 것이다. 사용료는 기본으로 1인당 월 7천원이고 약정을 통해 할인도 받을 수 있다. 큰 부담 없이 바로 쓸 수 있는 안정적 그룹웨어를 원한다면 지금 당장 써보자.

 

* 이 글은 가온아이의 원고료 지원을 받아 작성되었습니다