마이크로소프트(MS)가 변화하고 있다. 그것도 매우 빠르고 과감한 혁신행보를 이어가고 있다. 새로 부임한 사티아 나델라 CEO는 기존 MS의 강점을 살리면서도 그동안 지적되어 왔던 단점을 극복하는 방법으로 모든 서비스를 바꾸는 중이다. 전세계 사용자들이 새로운 성취를 이루도록 하자는 그의 철학은 운영체제에만 집착했던 과거를 떠나 플랫폼 시대를 능동적으로 받아들이고 있다.


이런 가운데 윈도우와 함께 MS의 핵심경쟁력인 MS오피스가 새로운 버전을 내놓았다. 마이크로소프트는 9월 23일 오피스 2016을 전세계 동시 출시했다. 클라우드 기반 협업 및 생산성 서비스인 오피스 365에 추가 된 기능이 오피스 2016이다. 생산성을 재정의해서 한정된 일을 빠르고 쉽게 하며 그렇게 남은 시간을 개인에게 여유시간으로 돌려주자는 모토를 가지고 있다.



국내 오피스 환경은 그동안 많이 변해왔다. PC통신조차 힘들던 데스크탑 PC환경에서 이제는 클라우드 서비스가 중심이 되는 모바일 시대로 넘어왔다. 그렇지만 여전히  각 가정, 학교, 사무실의 오피스는 구형 버전을 사용하는 경우가 많았다. 기능이 한정된 구형 오피스로는 일하는 방식을 개선하지 못하므로 생산성을 올리는 데 한계가 있다. 새로 나온 MS오피스 2016이 우리 업무를 얼마나 편하게 해줄 지 알아보자.



목표 - 기능 추가가 아닌 생활의 변화


오피스 2016은 윈도우용 데스크탑 앱의 새로운 버전이다. 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩, 원노트, 프로젝트(Project), 비지오(Visio), 액세스(Access)가 포함된다. 오피스 365 를 구독하면 항상 최신 버전의 오피스 앱을 여러 대의 디바이스에 설치하여 사용할 수 있다. 여기에 원드라이브(OneDrive), 비즈니스용 스카이프 (Skype for Business), 델브(Delve), 야머(Yammer), 엔터프라이즈 보안 기능과 같은 개인 및 기업용 서비스도 사용 가능하다.



MS측은 오피스의 기능보다는 MS의 변화와 오피스가 생활을 어떻게 바꿀 지를 강조한다. 생산성과 비즈니스 프로세스에 대한 재해석을 통해 보다 나은 사용자 경험을 제공한다는 것이다. 단순히 기능 몇 가지가 추가되었다는 게 아니라는 의미이다.



오피스의 주요한 변화포인트는 신뢰할 수 있는 보안, 협업을 통한 혁신, 편리한 모바일 근무환경이다. 평균 3년이 업그레이드 주기로서 이것을 지키겠지만 클라우드 기반의 오피스 365 역시 꾸준히 진화할 것이므로 클라우드와 데스크탑 앱을 투 트랙으로 추진하겠다는 전략이다.



회사 내부 협업 - 앱 내부에서 검색과 스카이프 연동까지 


요즘 기업에서는 협업하는 경우가 많다. 오피스 2016은 특히 여러 사람이 하나의 앱으로 공동 작업하는 협업 과정에 주목했다. 기존 앱으로는 절차가 복잡하고 번거로운 플랫폼간 이동을 해야하는 협업 과정을 단순화했다. 그러면서도 보안을 위한 장치를 제공해서 안심하고 쓸 수 있게 했다. 

 

공동 편집(Co-authoring)기능은 워드, 파워포인트, 원노트 데스크탑용에 제공된다. 이를 통해 여러 사람들이 실시간으로 문서를 작성하고 공유할 수 있으며, 서로간의 편집 내용을 하나의 문서에서 확인할 수 있다.



스카이프 상태 정보 연동(Skype in-app integration)기능은 스카이프가 오피스와 긴밀하게 통합되어 문서 작업을 하면서 동시에 온라인으로 연결된 스카이프를 활용할 수 있게 지원한다.  예를 들면, 다른 사람이 수정한 부분과 함께 그 사람의 스카이프 정보나 상태가 제공되어 실시간으로 인스턴트 메시지나, 스크린 공유, 음성 및 영상 통화를 동시에 할 수 있다.


이런 기능을 이용하면 공유버튼을 눌러 상대를 아웃룩에서 선정해서  메일앱으로 가지 않고 문서 안에서 메일업무까지 해결할 수 있다. 스카이프를 이용해서 업무중 바로 연결할 수 있는데 앱 안에서 의견을 보내거나 편집하는 데도 편리하게 이용할 수 있다.



기능적으로 향상된 부분도 많다. 워드나 엑셀 안에서 검색을 이용할 수 이다. 오른쪽 클릭으로 스마트조회 기능을 이용하면 빙 검색을 이용해서 단어의 정의, 이미지를 찾을 수 있어 굳이 밖에 나가 다른 앱을 이용할 필요가 없다. 해당 이미지를 쓰고 싶으면 바로 끌어오면 삽입된다. 따로 이미지를 저장하고 불러와서 넣을 필요가 없다.


데이터를 좀더 시각화해서 보여주고 포인트를 잡을 수 있다. 엑셀 데이터를 통해 트리맵과 썬버스트 형태를 선택해서 시각화가 가트리맵은 데이터를 면적으로 나타내서 직관적 판단이 가능하며 선버스트는 방사형 원형으로 되어 있어 역동적이다. 원하는 대로 데이터를 조작하고 시각화 하는 것이 가능하다.



웹상에서 찾은 수치 정보를 엑셀에 붙여 넣을 수도 있다. 본래는 그냥 복사와 붙여넣기로는 제대로 들어가지 않는다. 이 때 엑셀의 파워 쿼리를 이용하면 된다. 해당 메뉴를 찾아 URL을 넣으면 엑셀이 그 홈페이지에 가서 데이터를 수집해 온다. 그리고 자동으로 분석하고 데이터 유형을 나타낸다. 그것을 텍스트가 아닌 숫자형태로 깔끔하게 긁어온다. 숫자로 된 데이터는 더하기, 빼기 등을 할 수 있어 회사원에게는 수치화에 따른 단순노동을 대폭 줄여줄 수 있다.



보안에도 신경을 썼다. 기업 보안과 정보 보호 개선을 위한 새로운 기능으로 데이터 손실 방지(Data Loss Prevention) 기능이 있다. 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩에 기본 탑재되며 IT 관리자가 콘텐츠 작성 및 문서 공유 정책을 관리할 수 있다.


다중 요소 인증(Multi-factor Authentication)기능은 사용자가 기업 네트워크에서 벗어난 상태에서도 안전하게 콘텐츠에 접속하도록 한다.


엔터프라이즈 데이터 보호(Enterprise Data Protection)기능은 업무용으로 지정된 오피스 파일을 이메일로 보낼 때 관리자가 설정한 정책에 따라 기본 사항 위반시 경고를 보내거나 사전에 원천적으로 차단되도록 설정하는 등 안전하게 관리할 수 있다.



교육현장 활용 - 앱 안에서 교사와 학생의 피드백, 스웨이로 쉬운 결과물 작성



교육 현장에서 선생님이 학생과 소통하며 교육에 이용할 수 있는 기능이 강화되었다. 원노트에서는 서피스 카메라를 이용해서 원하는 촬영을 하고 녹화된 비디오가 자동으로 워드에서 삽입되고 재생이 된다. 전자필기장은 공유 필기장이 되서 여러 사람과 협업 가능하다. 사람을 추가로 초대할 수 있는 스마트폰 등에서 들어가서 학생이나 아이가 만든 결과물을 볼 수 있다.



예를 들어 중학교 영어공부에 팝송을 사용한다면 선생님이 원노트를 통해 잉크를 삽입하면 해당 유튜브  동영상 링크를 삽입하거나 원노트 안에서 듣고 가사를 들을 수 있다. 주소를 카피해서 넣으면 URL이 살아있어 바로 넣을 수 있다. 여기에 학생이 답을 쓰면 선생님이 그림을 통해 빨간펜 수정과 첨삭 가능하다. 나중에 종이가 아닌 원노트로 결과물을 제출하는데 노래를 배우고 나서는 합창한 노래가 멀티미디어로 들을 수 있게 된다.



스웨이는 8월부터 오피스365에 포함된 도구로 학교에서 학급 통신문을 만들거나 체험학습 정리, 과제물 제출 등에 다양하게 이용 가능하다. 본인의 학교 사진 등도 넣고 등등 교사의 결과물도 만들어 소개할 수 있다. 담당 학생들과의 추억도 삽입할 수 있으며 파워포인트의 간략화 처럼 쉬운 사용으로 미려한 결과물을 만들 수 있다. 수고와 시간을 적게 들여도 다채로운 결과물을 만드는 것이 가능하다.


다만 시연에 사용된 버전은 윈도우 기반이다. 맥이나 아이패드, 안드로이드 버전의 오피스는 각각 플랫폼 사정이 달라서 이 기능이 완벽하게 지원되지는 않는다. 장기적으로는 모두 지원하는 것을 목표로 하고 있다는 관계자의 답변이 있었다.



새로운 오피스 2016 은 40개국 언어를 지원하며 윈도우 7 이상의 버전에서 사용이 가능하다. 오피스 365 구독자들은 오늘부터 새로운 오피스 2016 앱을 다운로드 받을 수 있다. 일반 소비자 및 중소기업 구독자 대상 자동 업데이트는 다음 달부터, 기업 고객 대상은 2016년 초부터 진행될 예정이다. 오피스 2016은 오피스 365를 구독 방식으로 사용할 수 있으며, 기존의 영구 라이선스 방식으로도 PC 및 맥 용으로 사용 가능하다.