MS 오피스 렌즈, 직접 활용해보니

우리가 사무실에서 하는 일은 어떤 것들이 있을까? 문서를 작성하고, 숫자를 입력하고, 도표를 그리는 것 정도가 떠오를 것이다. 그런데 이런 일 가운데 상당히 많이 하게되는 것이 기존에 작성했던 종이문서를 보존하거나 텍스트로 옮기는 등 관리하는 일이다. 

보통 이런 문서관리는 상당히 단순하게 이뤄진다. 종이 문서를 분류해서 서류철에 끼워놓거나 필요한 부분만 다시 키보드로 입력해서 보관하는 것이다. 스마트 시대를 맞이해서 여전히 이런 방법을 쓰는 것은 비효율적이다. 그렇지만 다른 방법을 모르는 사용자에게는 선택의 여지가 별로 없었다.

이럴 때 마이크로소프트(MS)에서 내놓은 앱인 ‘오피스 렌즈’를 쓰면 상당한 편리함을 얻을 수 있다. 오피스 렌즈는 스마트폰이나 태블릿 카메라로 촬영한 자료를 디지털 이미지/텍스트로 저장해주는 무료 앱이다. 촬영한 내용은 단순 이미지는 물론 각종 업무용 소프트웨어와 연계시켜 빠른 업무를 도와준다. 직접 오피스 렌즈를 써보면서 소개해본다.

설치 지원 - iOS와 안드로이드 모두 가능

업무용 앱이라고 해서 다소 긴장했지만 오피스 렌즈는 그렇게 어려운 앱이 아니다. 오피스 렌즈는 iOS 8.0 이상의 아이폰, 아이패드, 아이팟터치 또는 안드로이드 디바이스에서 사용 가능하다. 안드로이드는 기기에 따라 사용이 어려운 기기도 있을 수 있다.  

현재 오피스 렌즈는 앱스토어에서 4.5/5.0 평점을, 구글 플레이스토어에서는 4.2/5.0 그리고 윈도우 스토어에서는 4.9/5.0의 높은 평점을 유지하고 있을 정도로 사용자들에게 인기가 높다. 또한 사용자도 높은 만족감을 나타내고 있다. 

 iOS 앱스토어에서 ‘office lens’ 라고 검색하면 어느 나라 설정이든 바로 찾을 수 있다. 내려받아서 설치하는 시간도 짧다.앱을 실행하게 되면 곧바로 명함, 사진, 문서, 화이트보드를 스캔 할 수 있는 상태가 된다.  

명함모드 - 사각형 박스 모양으로 인식, 원노트 앱 전송 가능

명함모드에서는 명함의 테두리를 정확히 인식하기 위해 실시간으로 사각형 박스 모양을 찾아서 표시해준다. 

박스를 맞춰서 촬영버튼을 누르면 명함이 찍힌다. 제대로 찍혔는지를 확인하고 부족한 점이 있으면 다시 촬영할 수도 있다. 

완료를 눌러 저장을 누르면 결과물을 내보낼 위치를 정할 수 있다. 메일이나 사진 라이브러리로 내보낼 수 있다. 마이크로소프트(MS)의 원노트 앱으로 바로 보내면 더 편리하게 이용하는 것이 가능하다. 

처음 앱 설치 시 원드라이브 계정 연동을 위해 마이크로소프트 계정 확인 창이 나온다. 해당 창에 마이크로소프트 원드라이브 아이디와 비밀번호를 기입한 후 클릭하면 연동이 완료 된다. 계정이 없을 시 무료 계정을 만들어 사용할 수 있다. 워드, 원노트, 파워포인트 파일로 저장 후 열람하기 위해서는 마이크로소프트가 제공하는 별도의 무료 앱 다운로드 후 확인 가능하다.

원노트 앱으로 보내기를 선택하면 자동으로 원노트앱이 실행되며 그 안에 저장된 명함이 리스트로 보인다. 그리고 사진파일을 텍스트로 인식해서 이메일과 연락처 등을 수집해서 표시한다. 물론 원본 파일도 아래쪽에 별도로 저장한다.

  

문서모드 - 복잡한 문서도 비교적 잘 인식, MS 워드 편집 가능

문서모드는 사무실에서 가장 많이 이용하는 종이 문서를 찍어서 스캔하고 인식한다. 오피스 렌즈는 특히 모바일용 MS 오피스와의 연동이 잘 되어 있어 편리하다. 

문서를 촬영한 후에 보낼 곳을 선택하면 다양한 앱을 선택할 수 있다. 원노트, 원드라이브, 워드, 파워포인트, 아웃룩은 몰론이고 PDF와 메일, 사진 형식으로도 저장 가능하다. 

전송된 문서는 인식 알고리즘을 통해 텍스트 변환된다. 상당히 정확한 편이지만 간혹 특수문자나 기업 로고, 기호 등을 약간 틀리게 인식하는 경우도 있다. 그럴 경우를 대비해  아래쪽에 원본 사진을 첨부해주기 때문에 안심하고 저장할 수 있다.

이 밖에도 사진모드는 찍은 결과물을 그대로 보내주며 화이트보드 모드는 좀더 진한 색감으로 인식해서 화이트보드에 필기한 내용을 저장하기 좋다. 모든 파일은 스마트폰과 원드라이브(OneDrive)에 저장이 가능해 다른 사람과 쉽게 촬영 정보를 공유할 수 있다.

이처럼 오피스 렌즈는 각종 사무처리나 학습 등에 편리하게 이용할 수 있다. 별다른 도구도 필요없이 스마트폰만으로 고가의 스캐너와 OCR프로그램의 역할을 할 수 있다. 이런 앱을 잘 사용해서 보다 편리한 생활을 누려보자.