올레 비즈메카, 클라우드 시대에 맞는 기업관리를 해보자(1)

시대가 바뀌고 있다. 정부는 혁신을 통한 창조경제를 외치고 있고 기업은 기술을 통해 모바일 시대를 준비한다. 우리는 발전하는 기술이 삶을 편리하게 바꾸는 것을 보면서 시대의 변화를 절실히 느낀다. 지금 우리는 길을 걷거나 자동차를 타고 이동하면서 언제나 스마트폰을 통해 인터넷을 이용할 수 있다. 또한 물리적인 메모리를 이용하지 않아도 클라우드 서비스를 통해 어디서든 내 데이터를 이용할 수 있다.

우리가 일하는 사무실을 예로 들어보면 이런 변화는 더욱 확실해진다. 몇십년 전 직장인은 타이프라이터와 서류더미 속에서 볼펜으로 일해야 했다. 그런데 PC와 복사기를 거쳐 노트북과 네트워크를 통해 종이가 거의 필요없는 사무실 환경이 만들어졌다. 요즘은 모바일 기기인 태블릿과 가상 스토리지인 클라우드를 통한 스마트 오피스 시스템이 제안되고 있다.

여러 사람이 모여서 함께 일하는 기업은 업무를 보다 효율적으로 처리하는 것이 중요하다. 예컨대 특정 부서 직원들의 업무 일정을 알기 위해 일일히 전화를 걸어야 하는 관리자, 급한 결재를 받아야 하는데 종이에 프린트해서 담당자를 찾아다니며 사인을 받아야 하는 실무자는 귀중한 업무 시간과 체력을 낭비하고 있는 셈이다.

그룹웨어는 컴퓨터와 네트워크로 연결된 작업장에서 협력하여 업무를 수행하는 그룹 작업을 지원하는 솔루션을 의미한다. 그룹웨어를 사용하면 기업 내 컴퓨터 사용자는 통신망으로 연결된 개인 컴퓨터를 통해 서류 작성, 결재, 문서 보관 등의 업무를 전산 처리할 수 있다. 여기에 전자우편, 전자결재, 전자게시판, 데이터 공유, 전자회의 등도 지원한다. 그룹웨어를 이용하면 부서나 업무별로 분산되어 있던 정보를 종합해서 처리할 수 있고 업무 과정도 표준화할 수 있다. 결국 업무처리 시간이 획기적으로 줄어들고 결과물의 질도 올라간다.

그동안 그룹웨어 도입은 기업에게 많은 비용을 요구했다. 하드웨어 시스템까지 통합된 구축형 그룹웨어가 주류였기 때문이다. 자체 서버와 소프트웨어를 이용하는 그룹웨어는 강력한 보안성이 있고 원하는 기능을 제공하기 쉽지만 가격이 비싸고 시스템 관리자가 따로 있어야 하는 불편함이 있었다. 따라서 필요성에도 불구하고 중소규모 기업에서는 도입을 쉽게 할 수 없었다.

가온아이가 제공하는 올레 비즈메카 그룹웨어는 이런 설치형 그룹웨어의 한계를 뛰어넘는 새로운 방식의 임대형 그룹웨어이다. 별도의 하드웨어나 소프트웨어를 설치하지 않아도 된다. 별도 공간이나 운영자도 필요없는 서비스형(Saas) 솔루션으로 어디서나 접근할 수 있는 웹을 기반으로 작동한다. 구축시간 30분이면 바로 사용할 수 있고, 모바일 시대에 맞춰 PC는 물론 스마트폰과 태블릿에서도 연동해서 이용가능한 비즈메카 그룹웨어를 자세히 알아보자.

1) 강력한 전자우편과 편리한 전자결재 지원

서비스형 소프트웨어인 만큼 비즈메카 그룹웨어를 이용하는 방법은 아주 쉽다. MS익스플로러를 이용할 수 있는 PC에서 브라우저를 실행한 뒤 비즈메카 그룹웨어에 지정된 주소를 입력해서 들어가면 된다. 2015년 초부터는 크로스 브라우징을 지원하게 되므로 익스플로러 뿐만이 아니라 파이어폭스, 크롬, 사파리 등에서도 사용할 수 있다. 또한 매킨토시 등 다른 운영체제를 쓰는 컴퓨터에서도 사용 가능하다.

필자의 경우에는 지정된 데모사이트(http://biz1.bizmeka.com)에 접속했다. 아이디와 패스워드를 통해 비즈메카 그룹웨어에 들어가면 메인화면이 나온다. 더 많은 기능을 이용해보기 위해 관리자 아이디를 이용해서 접속했다.

메인화면은 웹에서 가장 효율좋게 기능을 이용할 수 있도록 디자인되어 있다. 좌측 사이드에는 비즈메카 그룹웨어의 핵심기능을 아이콘으로 만들어 세로로 배치했다. 우측 창에서 상세한 조작을 하다가도 언제든 전환할 수 있다. 홈, SNS, 전자우편, 전자결재, 게시판, 일정관리, 주소록, 프로젝트, 업무일지, 근태관리 등 기업에서 필수적인 관리사항이 전부 갖춰져 있다. 이 메인화면은 기업로고, 메뉴구성을 해당 기업에 맞게 설정할 수 있다.

여기서 약간 우측에는 선택한 기능에 따른 하부 메뉴들이 전환되며 표시된다. 예를 들어 전자메일이라면 새로운 메일, 결재할 문서, 오늘의 일정, 새 게시물 등이다. 여기서 메일을 작성하거나 읽을 수 있다. 기업용이기 때문에 개인용과 달리 기안작성이나 업무일지와 같은 메뉴로  표시된다.

SNS는 기업 내에서 부서 별로 소통을 원활하게 해주는 기업 트위터 역할을 해준다. 트위터는 외부 이용자에게도 열려 있어 보안이 떨어지는 것이 단점이다. 비즈메카 그룹웨어는 기업 조직도 기반으로 되어 있어 내부직원만 사용할 수 있으며 업무지시기능까지 갖춘 트위터 형식의 소셜 네트워크 서비스를 따로 제공한다.

조직도에 등록된 사원 주소록과 연동되는 SMS(문자메시지) 전송 기능 역시 유용하게 쓸 수 있다. 단문 메시지 뿐만 아니라 사진이 첨부된 긴 문자메시지도 가능하다. 부서별 긴급 공지사항이나 각종 업무연락을 할 때 일일히 핸드폰 번호를 찾아서 모바일기기로 문자를 발송해야 하는 불편함을 겪지 않아도 된다.

그룹웨어에서 매우 중요한 전자우편은 MS 익스체인지를 기반으로 했다. 서비스형 그룹웨어에서는 MS 익스체인지 기반을 쓴 건 비즈메카가 유일하다. 신뢰성을 널리 인정받은 마이크로소프트의 기술인만큼 강력하며 안정성에서 매우 뛰어나다. 또한 많은 사용자를 가지고 있는 아웃룩과의 호환성도 우수하다. 환경설정에서는 POP3를 지원하는 외부메일서버를 다중으로 등록해서 쓸 수 있다.

기업용인 만큼 개인용과 달리 자동화된 기능을 많이 제공한다. 새로 수신된 메일을 미리 등록한 기준에 따라서 자동분류할 수 있으며, 자기 메일계정으로 온 메일을 다른 메일 계정으로 자동 전달할 수도 있다. 또한 메일을 보낼 때 자기 이름과 연락처를 같이 보내는 서명관리 기능도 쓸 수 있다. 부재중 설정을 해놓으면 이 동안에 오는 메일에 대해 자동으로 지정된 회신을 보낼 수 있다.

실수로 삭제한 메일을 복원할 수 있는 영구삭제메일 복원기능도 눈여겨 볼 만 하다. 바쁘게 업무를 처리하다보면 깜빡 지워서는 안될 메일을 휴지통에 넣고 아차할 때가 있다. 그럴 때 비즈메카 그룹웨어에서는 메일을 간단히 복원시킬 수 있다.  이 밖에도 주소록을 이용해서 간단히 메일 수신자를 선택하거나 외부메일을 가져올 수 있는 기능도 있다.

그룹웨어의 핵심기능인 전자결재를 살펴보자. 종이에 인쇄한 기안을 들고 담당자를 찾아다니며 결재 사인을 받는 시대는 이미 지났다. 이제는 네트워크를 통해 편리하게 결재서류를 보내고 받을 수 있다. 

비즈메카 그룹웨어는 대학과 금융기관 등에서 사용하고 정부에서 인증을 받은 전자결재 모듈을 탑재했다. 이 모듈은 다양한 결재 과정을 지원한다. 기안양식을 미리 만들어 놓은 양식에서 선택할 수 있으며 지정된 결재 라인에 따라 처리한다. 이 과정에서 결재에 필수적인 의견이나 파일첨부 등도 가능하다. 채번, 분류코드를 매길 수 있고 부서간의 협조 사항을 포함할 수 있다.

전자서명 방식으로 결재가 처리되면 KT 메신저와 이메일을 통해 바로 알림메시지가 뜬다. 결재를 올리고 나서 항상 전자결재 게시판을 들여다보고 있을 필요가 없이 바로 알 수 있는 점은 전자결재의 큰 장점이다.

-> 2편에 계속

* 이 글은 가온아이의 원고료 지원을 받아 작성되었습니다